仕事が速い人は一日何回メールチェックする？
答えは２～３回です。
仕事をしていると、メールのチェック・返信は業務上しなければならない場合が多いでしょう。
携わる業務数が多いほど届くメールも多くなります。
では、あなたは一日何回メールチェックしてますか？
あなたの周りにも、こんな人、いますよね。
・効率よく次々仕事を片付けていく人
・え？もうやったの？と言いたくなる人
・知らぬ間に仕事終わってる人
こんな人たちは仕事の切替が上手なわけですが、今回はメールチェック回数に注目します。
いつメールをチェックすべきか
勤務中いつメールチェックすべきなのか。
| ２回チェックする場合 【勤務時間半ば】【退勤前】にチェック |
| ３回チェックする場合 【出勤直後】【勤務半ば】【退勤前】にチェック |
この二通りです。
なぜ２～３回なのか？
それはメールを最大限の効率で使うためのベストな回数がそれだからです。
理由が２つあります。
①メールチェックする回数は少ないほど良い
まずチェック回数については少ないほど効率よく仕事できます。
よくメールを受信するたびにチェックする人がいますが、強制的にマルチタスクを引き起こしてしまうので、止めておいた方が良いでしょう。
人間の脳は２つ以上のことを同時にしようとすると、かなりのスペック低下を起こします。
これは仕様ですから変えられません。
例えば、
仕事中にデスクにスマホを置き、何か受信するたびにスマホをチェックする人
集中して仕事をし、終わってからスマホを確認する人
前者は常にマルチタスク、後者はモノタスクで仕事をしています。
後者の方が仕事が速いのは当然です。
②当日来たメールは当日返すと信用が上がる
当日来たメールは当日返す。
相手の信用を得る、また仕事をスムーズに進めるには大事なことです。
そこでポイントがあります。
メール返信は下の３つの内容に分かれます。
１．メールを受け取り内容を理解した旨の返信
２．メール内容に対する回答
３．その先のやり取りに関しての情報
| １．メールを受け取り内容を理解した旨の返信 これは即日返信すべきです。 すぐに２を答えられる状況なら一番ですが、上長に確認・稟議・承認などの手続きがある場合は、まず１を返し相手に安心してもらいます。 そうすることで既読なの？分かったの？という点については答えることになり、安心感を与えられます。 |
| ２．メール内容に対する回答 具体的な回答を求めている場合は、返信の書き出しで明確な回答をすべきです。 そして、その後の返信で相手が知りたいであろう情報まで書いておくことでメールのやり取り回数が減りますので、３も一緒に書いておけるとベストです。 |
| ３．その先のやり取りに関しての情報 メール内容に対し明確に回答することは大事ですが、その回答のあとに先方に必要な情報がすでにあるのであれば、先んじて書いておくべきです。 そうすることでメールをやり取りする回数が減り、それに割く時間も減ります。 |
まとめると、少ない手数で多くの情報をやり取りすることが大事ということです。
簡単明解なことではありますが、これをやらないビジネスマンばかりでうんざりいしている人も多いのではないでしょうか。
個人的には先日、J〇Bという旅行会社とやり取りをしていて、２週間返信がなかったため催促のメールを送りました。
すると「昨日FAXで別の件に回答してますがそちらは届いてますか？」という訳の分からないメールがすぐに届きました。
今後は二度とその人とは仕事しません。
①と②を両立できるのが１日２～３回のメールチェック
以上が１日２～３回メールチェックすべき理由です。
１日４回以上メールチェックしていてはメールチェック以外の仕事の効率が悪くなりますし、 １日０～１回のチェックだとメール返信が遅れ取引のスピードが遅くなります。
メールチェックするのは２～３回の定時に絞り、それ以外の時間は集中してやるべき業務に絞ることが大事です。
低スペック人間はマルチタスク
少し話がズレますが、周りにこういう人いませんか？
・やたら仕事の遅い人
・いつまでも同じ仕事してる人
・思考停止時間が長い人
こんな人たちは、マルチタスクで仕事している可能性が高いです。
マルチタスクで仕事しようとする人は、
集中力が散漫でミスが多く、常に気が散っていて、忙しなく仕事をしているようで仕事量が少ない人のことです。
マルチタスクをパソコンで例えると、
メモリが２GBしかない低スペックパソコンで３つも４つも重いゲームを開いてしまい、どれもカクカクでギリギリ動作停止しない程度で動いている状態です。
そんな状態で仕事しようとするからミスが多い上に処理も遅くなるわけです。
次回、マルチタスクについて詳しく書いていきます。
下にオススメ本載せておきます。
仕事上よくメールする人はこちらを読んでおくと吉。
仕事が速い人＝メールが速い人
という位置づけでメールの書き方を解説しています。
納得のメール術が書いてあります。
「仕事は速さより正確さが大事なんで、そこまで速さ求めないです」
とか言ってるチンプンカンプンは読まなくてもOKです。
